Warum der Onlineshop nur ein Teil der E-Commerce Systemlandschaft ist

Der eigentliche Erfolg entscheidet sich oft im Backend, also in den dahinterliegenden Systemen und Prozessen. Ein Online-Shop ist letztlich das digitale Schaufenster zu Ihren Kunden, während im Hintergrund eine Reihe weiterer Systeme wie Motoren ineinandergreifen, um das Geschäft am Laufen zu halten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine E-Commerce-Systemlandschaft ausmacht, welche Komponenten typischerweise dazu gehören und warum der Webshop zwar wichtig, aber eben nur ein Teil des Ganzen ist. Zudem beleuchten wir, worauf Sie bei einer guten Systemlandschaft achten sollten und weshalb moderne Schnittstellen und Datenintegrationen heute meist kein großes Hindernis mehr darstellen.

Unter einer E-Commerce Systemlandschaft versteht man den gesamten Aufbau, die Struktur und das Zusammenspiel aller Systeme, Dienste und Dienstleister, die für Ihren Online-Handel relevant sind. Dazu zählen alle Lösungen, die entlang Ihrer digitalen Wertschöpfungskette eingesetzt werden, von internen Kernsystemen bis hin zu angebundenen externen Services. Eine solche Systemlandschaft bildet sozusagen das Rückgrat Ihres E-Commerce und gewährleistet, dass alle Prozesse, vom Einkauf über Lager und Logistik bis zur Kundenkommunikation, effektiv unterstützt werden.

Wichtig ist dabei nicht nur die bloße Existenz einzelner Systeme, sondern vor allem deren nahtloses Zusammenwirken und Datenaustausch. Es sollte klar definiert sein, welche Systeme auf welchen Ebenen miteinander kommunizieren, in welchen Formaten Daten ausgetauscht werden und welches System für welche Daten die Hoheit besitzt (Stichwort Single Source of Truth). Nur wenn Ihre Systemkomponenten gut integriert sind und Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt sind, lässt sich verhindern, dass eine “Spaghetti-Architektur” mit wild wuchernden Direkt-Schnittstellen entsteht, in der niemand mehr den Überblick behält.

Eine durchdachte E-Commerce Systemlandschaft sorgt vielmehr für Klarheit und Stabilität, sodass Fehlerquellen schneller erkannt und behoben werden können. Kommt es etwa zu Problemen im Bestellprozess, ist ohne klare Systemdokumentation oft unklar, wo die Ursache liegt, häufig werden dann nur Symptome im Shop bekämpft, während die eigentliche Ursache in einem nachgelagerten System liegt. Mit einer ganzheitlichen Betrachtung aller Systeme dagegen sieht man sofort, welches System in welchem Bereich führend ist und wo etwaige Schwachstellen oder Lücken bestehen.

Eine E-Commerce Systemlandschaft besteht in der Regel aus mehreren spezialisierten Anwendungen, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Im Folgenden ein Überblick über einige zentrale Komponenten und ihre Rollen:

● ERP (Enterprise Resource Planning): Das ERP-System ist häufig das Herzstück der Backend-Prozesse. Hier laufen Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Lagerhaltung, Einkauf und Finanzbuchhaltung zusammen. Moderne ERP-Lösungen decken oft viele Geschäftsprozesse in einem System ab und bieten umfangreiche Automatisierungen, gewissermaßen eine ganzheitliche Warenwirtschaft aus einer Hand. Das ERP stellt sicher, dass Bestände, Aufträge und Rechnungen zentral verwaltet werden, und dient oft als Drehscheibe für Daten zwischen den Systemen.

● CRM (Customer Relationship Management): Im CRM-System werden Kundendaten und Vertriebsaktivitäten verwaltet. Es fungiert als Gedächtnis für alle Kundenkontakte, Leads, Angebote und Service-Anfragen. Das CRM ist üblicherweise führend bei allen Informationen rund um den Kunden (Ansprechpartner, Historie, Marketing-Opt-ins etc.) und hilft, personalisierte Kundenbetreuung sowie Marketing-Kampagnen effizient umzusetzen.

● PIM (Product Information Management): Ein PIM-System dient als zentrale Quelle für Produktdaten. Hier werden Artikelstammdaten, Beschreibungen, Bilder, technische Attribute und Kategorisierungen gepflegt. Das PIM sorgt dafür, dass in allen Vertriebskanälen, vom Onlineshop über Marktplätze bis in Kataloge, konsistente und vollständige Produktinformationen vorliegen. Gerade bei umfangreichem Sortiment oder mehreren Sprachen/Regionen ist ein PIM unverzichtbar, um die Produktdatenpflege nicht dem Shop-System allein aufzubürden.

● Webshop / E-Commerce-Plattform: Die Shop-Software ist das Kundenfrontend: Sie präsentiert das Sortiment, ermöglicht den Bestellvorgang und wickelt Transaktionen ab. Der Online-Shop übernimmt Aspekte wie Produktdarstellung, Suche, Warenkorb, Checkout und Payment-Integration. Er ist gewissermaßen der Verkaufsraum bzw. das Schaufenster zum Kunden. Obwohl der Shop im Zentrum der Customer Journey steht, sollte er möglichst „schlank“ bleiben und sich auf die Frontend-Funktionen konzentrieren, viele geschäftslogische Funktionen werden besser von den oben genannten Backend-Systemen geliefert.

● PSP (Payment Service Provider): Die Zahlungsabwicklung erfolgt meist über angebundene Zahlungsdienstleister. Ein PSP bietet Schnittstellen für gängige Zahlungsmethoden (Kreditkarte, PayPal, etc.) und übernimmt die sichere Autorisierung der Zahlungen. Er ist ein externer Dienst, der an den Shop (und teils ans ERP für die Verbuchung) angebunden ist. Durch die Auslagerung an einen PSP muss der Shop selbst keine sensiblen Zahlungsdaten verarbeiten, was Sicherheit und Compliance vereinfacht.

Daneben können je nach Geschäftsmodell noch weitere Komponenten zur E-Commerce-Systemlandschaft gehören, etwa Content-Management-Systeme (CMS) für redaktionelle Inhalte, DAM/MAM-Systeme für Digital Asset Management (Bilder, Medien), Marketing-Automation-Tools, Analytics- und BI-Lösungen, Warehouse-Management-Systeme (WMS) oder spezielle Order-Management-Systeme (OMS). Externe Plattformen wie Marktplätze (Amazon, eBay), Versanddienstleister oder Anbieter für Bonitätsprüfungen und Adressvalidierung spielen ebenfalls eine Rolle. All diese Systeme und Dienste müssen in der Gesamtschau harmonieren, damit Ihr E-Commerce effizient und skalierbar funktioniert.

In vielen Projekten zeigt sich ein häufiger Fehler: Der Online-Shop wird mit immer mehr Logik und Funktionen überfrachtet, weil man versucht, fehlende Backend-Systeme durch Shop-Erweiterungen zu ersetzen. Diese Versuchung ist verständlich, der Shop ist sichtbar und Änderungen dort scheinen schnell umsetzbar. Doch einen Webshop mit Funktionen zu überladen, für die eigentlich andere Systeme zuständig wären, rächt sich meist langfristig. Man zwingt dem Shop Aufgaben auf, für die er nie konzipiert wurde.

Ein typisches Beispiel ist die Produktdatenpflege: Wenn kein dediziertes PIM-System im Einsatz ist, wird oft versucht, sämtliche Produktinformationen direkt im Shop zu verwalten. Dazu kommen Agenturen den Wünschen gerne nach und bauen zusätzliche Features in die Shop-Software ein, schließlich ist das ihr Geschäftsmodell. Kurzfristig mag das funktionieren, doch letztlich entsteht so ein ungereimter “Monster-Shop”, der immer schwieriger zu warten und upzudaten ist. Die Lösung wird wartungsintensiv, störanfällig und im schlimmsten Fall nicht mehr updatefähig, weil Updates der Shop-Software aufgrund der ganzen Sonderlocken kaum einzuspielen sind. In der Praxis sieht man Fälle, in denen der Shop derart verbaut wurde, dass er faktisch zu einer isolierten Insellösung geworden ist, ein teures Eigentor für den Händler.

Wer den Online-Shop zum Alleskönner ausbaut, misst dem “Schaufenster” eine falsche Rolle bei. Der Shop sollte das Frontend für den Kunden sein, nicht der primäre Datenspeicher oder Prozessmotor im Hintergrund. Wird versucht, im Shop z.B. komplexe Preislogiken, Kundenindividuelle Konditionen, Lagerbestandsführung oder Content-Management unterzubringen, so entstehen Doppelpflege und Workarounds. Andere Systeme müssen dann trotzdem angebunden werden, interne Abläufe verlangsamen sich, und man verschiebt

Probleme nur an andere Stellen. Kurzum: Eine Überfrachtung des Shops führt zu höheren Kosten und Risiken, ohne dass Ihr Geschäft dadurch wirklich effizienter wird. Vielmehr verliert man die Flexibilität, einzelne Komponenten auszutauschen, weil plötzlich alles untrennbar im Shop-Code verwoben ist. Die goldene Regel lautet daher: So viel wie nötig im Shop, so wenig wie möglich. Halten Sie den Webshop schlank und nutzen Sie für erweiterte Funktionen die dafür vorgesehenen Systeme im Backend. Eine Empfehlung, die Ihnen jede seriöseE-Commerce Beratung geben wird.

Wie kann man es besser machen? Eine gute E-Commerce Systemlandschaft folgt dem Prinzip der verteilten Verantwortlichkeiten, jedes System übernimmt die Aufgaben, für die es am besten geeignet ist. Daraus ergeben sich einige Leitlinien, die Sie bei der Planung und Weiterentwicklung Ihrer Systemlandschaft berücksichtigen sollten:

● Klare Zuständigkeiten definieren: Legen Sie fest, welches System führend für welche Daten und Prozesse ist. Zum Beispiel: Kundendaten gehören ins CRM, Produktstammdaten ins PIM, Auftrags- und Lagerdaten ins ERP usw. Vermeiden Sie Überschneidungen, bei denen mehrere Systeme dieselben Informationen pflegen. Wenn die Verantwortlichkeiten unscharf sind, entstehen Instabilität und teure Workarounds, falsche Systeme übernehmen dann Aufgaben, wofür sie nicht gemacht sind.

● Die richtigen Systeme für alle Kernfunktionen einsetzen: Analysieren Sie Ihre Anforderungen und prüfen Sie, ob essentielle Bausteine fehlen. Haben Sie kein PIM, kein CRM oder kein Tool für bestimmte Prozesse, neigt man dazu, diese Lücke durch den Shop (oder andere Systeme) zu stopfen. Besser ist, das passende System einzuführen, das für die jeweilige Aufgabe konzipiert ist. Ein Auto wird kein Flugzeug, nur weil man Flügel dran baut, ebenso wenig wird Ihr Shop zur optimalen PIM-Lösung, nur weil Sie ihm noch ein Modul anhängen. Setzen Sie wo möglich auf spezialisierte Standardsoftware für jede wichtige Funktion, anstatt eine eierlegende Wollmilchsau zu basteln.

● Lose Kopplung und Modularität: Gestalten Sie die Architektur so, dass jede Komponente möglichst eigenständig (gekapselt) funktioniert. Die Systeme sollten so wenig wie nötig voneinander abhängen. Wenn jeder Baustein primär sein eigenes Ding tut und nur definierte Daten an andere weitergibt, können Sie im Bedarfsfall einzelne Systeme einfacher ersetzen oder upgraden, ohne das ganze Konstrukt abreißen zu müssen. Diese Flexibilität zahlt sich aus: Wollen Sie z.B. die Shop-Plattform wechseln, ist das viel einfacher, wenn Produktdaten und Logik nicht komplett im alten Shop hängen, sondern zentral im PIM/ERP liegen.

● Schnittstellen sauber planen, so viel wie nötig, so wenig wie möglich: Eine leistungsfähige Systemlandschaft integriert die Systeme durch wohldefinierte Schnittstellen, aber vermeidet unnötige Komplexität. Überlegen Sie genau, welche Daten wirklich automatisiert zwischen Systemen fließen müssen und in welcher Häufigkeit. Nicht jedes System muss mit jedem nonstop in Echtzeit kommunizieren. Oft reicht es, bestimmte Daten in Intervallen oder bei Ereignisbedarf abzugleichen. Halten Sie die Integrationen schlank, indem Sie nur relevante Entitäten austauschen und praxisgerechte Aktualisierungszyklen wählen, das reduziert Fehleranfälligkeit und Aufwand. Kurz: Automatisieren Sie, was nötig ist, aber integrieren Sie nicht blind alles mit allem.

● Standard-Technologien und Erweiterbarkeit: Achten Sie bei allen Komponenten auf gängige Schnittstellen und Formate, damit ein Datenaustausch möglichst reibungslos klappt. Idealerweise unterstützen Ihre Systeme offene Standards (z.B. REST-APIs, XML/JSON, CSV-Exporte, EDI etc.) und gängige Protokolle. Das erhöht die Kompatibilität untereinander und reduziert den Aufwand bei Integrationen enorm. Vermeiden Sie nach Möglichkeit proprietäre Insellösungen oder einen starken Vendor Lock-in, der Sie an einen Anbieter kettet. Eine erweiterbare Systemlandschaft ermöglicht es, künftig neue Komponenten (sei es ein neuer Vertriebskanal, ein anderes CRM etc.) relativ unkompliziert anzudocken. Denken Sie also heute schon an die Anforderungen von morgen und bauen Sie Ihre E-Commerce-IT skalierbar und zukunftssicher auf.

● Wartbarkeit und Updatesicherheit: Last but not least: Halten Sie alle Systeme aktuell und nah am Standard. Vermeiden Sie übermäßige Individualanpassungen, die Updates erschweren. Veraltete oder nicht mehr updatefähige Komponenten werden schnell zu Schwachstellen, die mit aufwändigen Workarounds kompensiert werden müssen. Regelmäßige Updates und ein transparenter Update-Prozess sorgen dafür, dass Ihre Plattform stabil, sicher und leistungsfähig bleibt. Eine modulare Architektur hilft auch hier, sie erlaubt es, neue Versionen oder Technologien schrittweise einzuführen, ohne gleich die gesamte Landschaft umbauen zu müssen.

Wenn Sie diese Punkte beherzigen, schaffen Sie ein solides Fundament für Ihren Online-Handel. Die Systeme arbeiten dann zusammen statt gegeneinander, und Ihr Team kann sich auf die Optimierung der Geschäftsprozesse konzentrieren, statt Feuerwehreinsätze wegen systemischer Probleme leisten zu müssen.

Früher galt die Anbindung all dieser Systeme oft als technische Herausforderung. Viele Händler scheuten eine verzettelte IT-Landschaft, weil sie komplizierte Schnittstellen-Projekte und Datenchaos befürchteten. Die gute Nachricht: Moderne Software-Architekturen und Integrationstechnologien haben dieses Problem entschärft. Heute setzen fast alle Lösungen auf offene APIs (Programmierschnittstellen), die den Datenaustausch zwischen Shop, ERP, CRM, PIM & Co. standardisieren und erleichtern. Eine API-basierte Architektur ermöglicht es, unterschiedliche Systeme reibungslos miteinander kommunizieren zu lassen, und sie bildet die Grundlage, um neue Tools oder Funktionen schnell einzubinden, etwa wenn Sie später einmal eine weitere Verkaufsplattform oder ein neues Marketing-Tool integrieren möchten.

Zudem bringen viele Softwareprodukte bereits vorgefertigte Schnittstellen mit. Zum Beispiel verfügen gute ERP-Systeme über Anbindungen an gängige Shop-Plattformen, Zahlungsanbieter oder Marktplätze, die wichtigsten E-Commerce-Schnittstellen sind oft schon ab Werk enthalten. Das bedeutet, dass ein Großteil der Integrationsarbeit nicht mehr bei null angefangen werden muss, sondern auf vorhandenen Konnektoren aufbauen kann. Auch Standardformate (z.B. CSV für Datendumps oder JSON bei Webservices) und etablierte Protokolle sorgen dafür, dass Systeme sich besser „verstehen“ als noch vor einigen Jahren.

Natürlich erfordert die Integration nach wie vor Planung und Sorgfalt. Aber sie ist in der Regel kein unüberwindbares Hindernis mehr. Wichtig ist, mit Augenmaß vorzugehen: Nicht jedes System muss mit jedem direkt verdrahtet sein. Fokussieren Sie auf die sinnvollen Datenflüsse (wie oben beschrieben), dann lässt sich der Rest technisch meist sauber lösen. Selbst für komplexere Landschaften, in denen viele Systeme zusammenkommen, gibt es Ansätze, um die Verbindungen überschaubar zu halten. Ein bewährtes Muster ist der Einsatz einer Middleware als Datendrehscheibe: Statt unzähliger punktueller 1-zu-1-Verknüpfungen bündelt eine Middleware den Austausch zwischen den Systemen und übersetzt Datenformate bei Bedarf.

So eine Integrationsschicht kann, richtig eingesetzt, die Komplexität deutlich reduzieren. Allerdings muss sie nicht in jedem Fall von Anfang an dabei sein; oft reichen anfangs auch direkte Anbindungen aus, insbesondere wenn nur wenige Systeme zu koppeln sind. Der springende Punkt ist: Die Technik der Schnittstellen ist heute ausgereift und vielfältig verfügbar. Sie sollten die Aufteilung Ihrer Systemlandschaft daher nicht aus Angst vor Integrationsaufwand scheuen. Mit den richtigen Tools und Partnern lassen sich ERP, Shop, PIM & Co. effizient verbinden, ohne dass Ihr Projekt im “Schnittstellen-Chaos” versinkt.

Der Online-Shop ist und bleibt ein zentrales Element im E-Commerce, aber eben nur als Frontend für den Kunden. Die wahren Helden spielen sich im Hintergrund ab: Ein stabiles Zusammenspiel von ERP, CRM, PIM, Logistik-, Payment- und weiteren Systemen bildet den Motor Ihres Online-Geschäfts. Wird dieser Motor vernachlässigt, hilft auch das glänzendste Shop-Frontend wenig. Die Erfahrung zeigt, dass eine ganzheitliche E-Commerce-Systemlandschaft absolut notwendig ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer Prozesse auf die richtigen Systeme verteilt, profitiert von höherer Effizienz, weniger Fehlern und mehr Flexibilität, Modularität schlägt monolithischen Wildwuchs.

Scheuen Sie sich also nicht, in ein sauberes Backend-Fundament zu investieren und Ihre Architektur strategisch aufzubauen. Halten Sie sich vor Augen, dass E-Commerce mehr ist als nur ein Webshop: Es ist das orchestrierte Zusammenspiel vieler Komponenten. Wenn Shop-Betreiber “das große Ganze” im Blick behalten und ihre Systemlandschaft bewusst gestalten, wird der Online-Shop zum erfolgreichen Schaufenster, hinter dem ein leistungsfähiger Motor zuverlässig läuft. In diesem Sinne: Bauen Sie Ihren Shop als Schaufenster, und lassen Sie die starken Systeme dahinter den Rest erledigen. Ihr E-Commerce wird es Ihnen mit Skalierbarkeit, Wartungsfreundlichkeit und langfristigem Erfolg danken.